市场经营是生产项目的来源,项目管理的任务内容,进度要求、质量要求、甚至项目款回收条件都来自市场经营的前期约定。可以说,市场经营管理是项目生产的龙头,对企业运营起自接带动作用。
市场经营管理系统包括:客户资源、客户关系管理,市场信息采集与汇总分析、招投标管理、合同及分包合同管理、合同收付款及发票管理等。
实现目标:
1、市场开拓是个要求较高的工作,有很多行业规则和处理技巧。作为市场经营管理软件的一个重要目标就是:为企业市场人员建立科学的、规范的又不失灵活的工作指导和风险管控,降低市场人员的入门门槛,能快速进入并开展专业的市场开拓和辅助接单;
2、建立市场信息资源的有效积累、统一管理和授权共享,保护企业信息资源不流失,充分合理地分配和利用企业信息资源,开拓企业市场;
3、建立合同评审、关键节点管控等为代表的市场风险管控机制;
4、有效整合企业其他领域信息资源(项目生产、人力资源、设备设施、知识产权等等),提升企业市场接单能力,维护客户利益,为客户提供更全面优质服务;
5、获取完整的、准确的一手信息为企业领导分析市场需求、优化企业管理提供切实的支持。
一、项目前期管理
项目前期管理的主要功能涵盖了从商务机会采集入库到合同签订这段时间的全过程管控。
市场经营管理工作的一个核心内容是签订合同,而合同签订常常不是一蹴而就的,需要通过长期项目跟踪,甚至以投标方式拿到项目意向后再经多次谈判才能签约。对这个过程的有效管控,既可以有效集中企业资源,提升拿单机会;还能有效发现问题,避免预埋项目风险。
1. 商机申报与审批
建立开放的商机申报机制,在企业范围内鼓励员工从各个角度为企业寻找商务机会。商机申报经市场部门专业人员鉴定后会分派给专业的市场人员去跟单,同时系统能汇总每一个商机(甚至后期的签约合同)是谁提供的一手素材,方便企业对部门个人进行褒奖鼓励。
2. 项目前期跟踪
前期跟踪(即:跟单)管理:提供专职市场人员及时跟踪客户需求、记录客户联系信息、评判商机概率; 提供市场主管领导监管目标客户的商机变化情况,及时采取措施防止丢单; 通过“商机概率”等信息自动汇总潜在的市场预测情况,提供企业主管领导制定下阶段的市场投入及项目排产计划。
项目前期踪过程能够自动沉淀出一个完整而详尽的“潜在项目档案库”,任何一个监管人员或商务谈判人员都可授权随时查阅信息,分析商机数据变化情况及原因分析,调阅原始资料文件… 极大地辅助市场人员拿到优质合同。
3. 招投标信息管理
前期项目进入招投标阶段后,意味着需要商务主管协调内部资源,启动一个前期的项目生产任务(如:设计项目的方案设计),不仅包括经营人员,还需要加入技术人员组建投标小组,编制技术标书甚至设计原型。
系统中对招投标管理的实现包括:
(1) 商务人员的招标信息登记入库,登记内容包括:项目信息、招标方信息、业主信息、投标时间(自动投标时间提醒)、保证金(自动保证金的返还提醒)等等
(2) 投标评审,已确定是否参与,并投标立项,确定投标项目负责人;
(3) 负责人以项目生产方式进行项目任务安排,包括人员安排、时间安排、成果管理等;
(4) 投标完成记录:项目负责人或商务人员登记中标情况、竞争对手情况、中标额,以及投标资料和竞争对手资料的归档等。
(5) 系统自动汇总招投标信息统计表,提供企业领导及主管领导作市场分析。
(6) 中标后的“签订的合同”及“立项的生产项目”将建立和投标项目的所属关联关系;未中标的投标项目将按照项目类型、主承担部门、时间等因素单独汇总。投标项目将参与生产项目的产值分配。
二、合同管理
1. 合同信息台账
合同信息有独立的信息登记及台账管理,但合同登记时可直接继承项目前期或投标项目的基本信息,同时建立相关关联关系。
合同登记不仅包含合同文本中的关键信息,如:甲方信息、业主方信息、项目建设内容及要求等等,还可以数据形式准确记录“合同建设内容(或产品)详细清单”及“合同收款条件约定”。借助这两项数据,系统可自动实现项目生产环节的成果控制、产值结算、成果交付及应收款的精细化管控。
合同信息和项目立项信息的创建虽不分先后时间顺序,但有内置的明确关联关系,因此创建时,数据有继承性和二次维护能力。
2. 合同评审管理
合同登记后可依据企业规定设置合同评审是否必需控制环节。
合同通过评审(或确认操作)后,合同内容生效,系统自动开启全套的合同管理功能.
合同评审通常采用标准的工作流审批方式(详细请参见“流程管理解决方案”)。对于简化的操作,系统允许通过专岗人员手工点击“确认”使合同生效。
3. 收款计划
合同的收款计划来源于合同信息登记时的收款条件及相应的收款时间安排。
合同进入执行阶段后,可利用合同“收款条件”自动计算“合同应收款”(,系统支持多种方式启动收款条件生效,如:“完成项目生产的成果审批”、“完成成果交付”、“项目甲方确认的《技术服务成果提交单》”等)。
项目管理者实时查看合同的收款计划,汇总合同的应收款额、实收款额以及发票开具金额等;同时,系统也依据应收款信息及时提醒项目负责人和商务人员催款工作。
4. 合同到款登记
合同到款后的实收款登记,将自动提醒到项目负责人、项目商务负责人等相关人员。
同时,系统自动刷新每个合同或项目的统计报表,给项目管理人员呈现实时有效地合同额、合同应收款额、合同实收款额、合同发票开具金额、合同余额等等。
* 为满足项目产值核算需要,合同到款额还可能需要分解到所属的若干个项目上,这取决于企业对合同项目的特定管理需求。
* 合同到款登记原本是一个简单的操作,但对于业务领域复杂,生产部门多的大型企业或执行统一财务管理的集团企业来说,把到款额绑定到相应的合同或项目上就不是一个简单的事情。本系统针对这部分用户企业建立了“到款项目名录快速检索”、“合同到款额内部认领及确认”等功能予以有效解决。
5. 合同变更管理
合同签订后发生内容变更时,通常以“补充合同”或“直接变更原合同条款” 方式解决。
其中,补充合同应执行完整的合同管理程序,如果企业要求则合同评审不可逾越;而“合同直接变更”则只需授权岗位直接修改即可,修改后系统将记录修改日志(记录变更前后的数据及变更行为信息),并给相关人员发送通知提醒。
合同金额的变更,将自动同步刷新合同的应收款额及余额等数据。
三、客户管理
1、采集客户信息,包括客户基本情况、企业战略、设备设施、知识产权、投资意向、组织机构关键联系人等,建立能满足自己市场情况分析所需的关键信息;
2、记录客户联系信息,包括:联系人、联系人档案、联系时间、往来文件等:
* 对潜在客户或特定商务目标的客户联系信息,汇总到企业市场分析库中,提供企业领导和市场主管获取市场潜在价值、预测未来商机;
* 对历史客户提供特殊服务和定期回访信息,获取客户最新动态,了解客户需求, 开拓新商机,避免可能的客户流失。
3、汇总客户的历史合作情况、签约及资金收付情况,综合客户联系信息,用于对客户进行分类评级及制定特殊服务计划,以巩固既有客户、挽救可能流失的客户、发展潜在商机。